LOS 7 PECADOS SOBRE LAS INCAPACIDADES

El error número 1 y tal vez el más común, es tratar de poner otras denominaciones a este tipo de ausentismos. Hay que recordar que el Código Sustantivo del Trabajo menciona las incapacidades como un auxilio reconocido del trabajador por los días que permanece en incapacidad, por eso, está de más poner otros nombres como salario por incapacidad, bono por incapacidad o remuneración por incapacidad.

El segundo error es la diferenciación. El empleador tiene la obligación de reconocer unos días dependiendo el tipo de origen de la incapacidad. El no hacer esta diferenciación puede traer errores al momento de contabilizar las incapacidades, pues las incapacidades a cargo de las entidades ARL o EPS, tienen un tratamiento distinto en la contabilidad.

En el tercer error encontramos el cálculo, pues para efectos de pago y cotización en el Sistema General de Seguridad Social en Colombia, las incapacidades deben calcularse sobre el último IBC reportado en la planilla del mes anterior. También es necesario recordar que para salarios variables se debe realizar un promedio de los últimos 12 meses del trabajador o el tiempo que lleve laborando.

¿Las administradoras pagan de la misma manera?

Aunque esto debería ser así, en su gran mayoría, la respuesta es no. Por eso, lo aconsejable es realizar el cálculo siempre por el IBC reportado en la planilla del último mes y, en caso tal de que la administradora reconozca un valor superior, realizar el ajuste en el mes siguiente.

De otro lado, el cuarto error son los pagos adicionales, pues algunas empresas reconocen el faltante entre el valor reconocido por la EPS y el valor del día del trabajo. Es un error fatal no incluir ese valor en la cotización del mes dentro del IBC, ya que estos pagos adicionales deben ser tomados 100% salariales.

El quinto error es la identificación. Las incapacidades en Colombia sólo pueden ser expedidas por un médico autorizado, esto quiere decir que a cargo de este médico recae toda la responsabilidad de los datos que le ponga en la incapacidad, tales como diagnóstico, cantidad de días, fecha inicio, fecha fin y si es prórroga o no. Ante la ausencia de alguno de estos datos, es necesario que la empresa pida la validación de la incapacidad ante la EPS o la entidad que la ordenó.

En el sexto error encontramos la contabilización. Hay que recordar que, parte de los días de la incapacidad están a cargo del reconocimiento por parte del empleador, esto quiere decir que esos días deben ser contabilizados en las cuentas donde reposa la información de nómina de los trabajadores para cada empresa. Por su parte, los días que son reconocidos por la ARL o la EPS, deben ser contabilizados como cuentas por cobrar a un tercero y registrar esta entidad como el tercero que debe hacer el reconocimiento de la incapacidad.

Por último, el séptimo error es no recobrar. Recordemos que la ley faculta al empleador para que sea el encargado de realizar el trámite de reconocimiento y recobro ante las administradoras encargadas. No realizar este trámite a tiempo y de la manera adecuada puede significar un perjuicio económico para el empleador.